Caso de estudo · RIA Aqua Clube Tavira
Um clube de natação inteiro numa só plataforma.
Secretaria, treinadores, tesouraria e famílias trabalham no mesmo sistema — do pedido de inscrição no site ao recibo emitido a partir do extrato do banco. E um assistente de IA no WhatsApp responde à equipa com os dados da própria app.
As capturas de ecrã usam dados fictícios — nenhum utente, família ou valor real: nomes, contactos, documentos e valores são inventados.
- Cliente
- RIA Aqua Clube Tavira, clube de natação federado
- Quem usa
- Direção, secretaria, treinadores e famílias
- Em produção
- Época 2026/27, todos os dias
- Tecnologia
- React · TypeScript · Supabase · Astro
-
≈ 480
utentes ativos
-
≈ 100
turmas ativas — piscina, escolas e Município
-
32 mil
documentos fiscais sincronizados com o CloudInvoice
-
63
funções de servidor e 21 tarefas agendadas
-
3 300+
testes automáticos
Números reais do clube em outubro de 2026.
Contexto
O ponto de partida
O RIA tem escola de natação dos bebés aos adultos, equipa de competição federada, hidroginástica e aqua fitness, aulas de Educação Física em 26 turmas das escolas do concelho e aulas dadas por conta do Município. Tudo isto vivia numa folha de cálculo partilhada, em papel e em mensagens.
A faturação era feita à mão no CloudInvoice, o extrato do banco era conferido linha a linha, as fichas municipais preenchidas uma a uma e as famílias telefonavam para saber se havia vaga. Cada nova época começava com semanas de trabalho administrativo.
Construímos uma plataforma única, por fases, com o clube a usá-la desde o primeiro módulo. Cada regra do clube — preços, descontos, avaliações, prazos — está escrita uma só vez e é respeitada em todo o lado.
Secretaria
Inscrições que chegam prontas a tratar.
O formulário do site cai diretamente no quadro de inscrições pendentes. Cada pedido mostra em que etapa está — dados, aula experimental ou avaliação, turma e pagamento, data de início — e qual é o próximo passo.
- Inscrição online com até 3 turmas, lista de espera automática nas turmas cheias e estimativa da mensalidade
- Inscrição ao balcão com as mesmas regras do site
- Agregados familiares com desconto automático e não cumulativo
- Ficha municipal FORM179 e formulários da Federação pré-preenchidos em PDF
- Declarações semanais automáticas: seguro desportivo (Excel para a Federação) e alterações de turma (PDF para a receção da piscina)
- Mudanças de turma com a data de efeito escolhida por quem as faz
Desportivo
Feito para a beira da piscina.
Os treinadores usam a app no telemóvel, de pé e com as mãos molhadas: botões grandes, alto contraste e o mínimo de toques. Veem só o que precisam — contactos e questionário de saúde, nunca NIF nem moradas.
- Folha de presenças com ✓ e ✗: todos começam presentes e as faltas avisadas pela família já vêm marcadas
- Fichas de avaliação digitais com os protocolos do clube e a regra dos 80 % — o resultado aparece enquanto se avalia
- Mudança de nível: a família escolhe a nova turma no portal e a secretaria aprova com efeito no mês seguinte
- Planeamento de treinos com configurador: séries, zonas de intensidade, volume ponderado e modelos de aula
- Biblioteca de treino com 250 fichas de atividades e 45 modelos de aula
- Controlo da assiduidade: cada aula prevista tem folha ou motivo, com lembretes diários e a folha de serviço de cada professor
- Educação Física nas escolas, com um painel próprio para os professores titulares
Faturação e tesouraria
Do preçário ao extrato bancário, sem folhas de cálculo.
A mensalidade de cada utente é calculada a partir das turmas e do preçário em vigor. A faturação é certificada (CloudInvoice, comunicada à Autoridade Tributária) e cada transferência do extrato encontra a fatura que paga.
- Lote mensal preparado em rascunho no dia 1, revisto linha a linha e emitido só com aprovação
- Faturas, recibos e notas de crédito emitidos pela API do CloudInvoice, à prova de duplicados
- Conciliação bancária: importa o extrato e propõe o recibo certo para cada transferência (ordenante, agregado, valor)
- Fila de e-mails que respeita os limites do fornecedor: nenhum recibo fica por enviar
- Caixa diária, despesas, saldos e orçamento anual com execução
- Visão geral e indicadores com uma só definição de faturado, recebido e taxa de cobrança
Famílias
Um portal que as famílias usam.
Em português ou inglês, no telemóvel: faturas e recibos, assiduidade, horário, avaliações e documentos. Quem tem vários filhos no clube alterna entre eles sem sair.
- Faturas em aberto e recibos em PDF
- Histórico de assiduidade e aviso de faltas pelo portal
- Escolha da nova turma depois de uma avaliação
- Formulários do Município e da Federação já preenchidos, prontos a assinar
- Privacidade por defeito: quem não tem sessão nunca fica a saber se um NIF existe na base de dados
Agente de IA
Riacho, o assistente da equipa no WhatsApp.
Cada pessoa da equipa liga o seu WhatsApp à conta da app. O Riacho responde com as permissões dessa pessoa: um treinador vê as suas turmas, a secretaria vê vagas e faturação, ninguém vê o que não deve.
- «Como faço…?» respondido a partir de um manual gerado do próprio código e atualizado a cada publicação
- Consultas: vagas por turma, ficha resumida do utente, faturação, lote mensal e planos de treino
- Ações só com confirmação: registar uma aula não dada ou uma ausência depois de «sim»
- Triagem: um erro da app vira um pedido de suporte com a captura enviada
- Conversas guardadas 90 dias para revisão — certa, parcial ou errada
Site público
O site e a app falam a mesma língua.
O site do clube (Astro, português e inglês) lê as vagas da app em tempo real e as inscrições, aulas experimentais e listas de espera caem no back-office. Textos, preços e notícias editam-se dentro da app e o site volta a publicar-se sozinho.
- Vagas por turma atualizadas a cada minuto
- Inscrição, aula experimental e lista de espera online
- Conteúdo do site editado na app
Integrações
Ligada a tudo o que o clube já usa.
-
CloudInvoice
Faturação certificada: faturas, recibos e notas de crédito; importação de documentos e métodos de pagamento.
-
Banco
Extratos importados, transferências reconciliadas, depósitos e fechos de TPA conferidos.
-
Federação Portuguesa de Natação
Declaração semanal do seguro desportivo e formulários de filiação pré-preenchidos.
-
Município de Tavira
Fichas FORM179, aulas municipais com contagem de pessoas e entregas registadas.
-
Escolas do concelho
Turmas de Educação Física, reposições de aulas e painel dos professores titulares.
-
E-mail transacional
26 modelos editáveis, em português ou inglês conforme a família, com fila e reenvio automático.
-
WhatsApp
O Riacho, agente de IA da equipa, alojado num servidor próprio.
-
Supabase
Postgres com 185 tabelas e 279 políticas de segurança, 63 funções de servidor e 21 tarefas agendadas.
Engenharia
Como está construído
- 01
React e TypeScript, instalável como app (PWA); as 42 páginas do back-office nascem de uma única definição de navegação por perfil
- 02
Segurança ao nível da linha em todas as tabelas: cada perfil lê só o que lhe cabe, verificado na base de dados e não só no ecrã
- 03
Sessões por perfil: quem é treinador e também dá apoio à secretaria muda de acesso sem sair
- 04
Cerca de 200 migrações versionadas, quase todas com reversão; as delicadas são provadas numa transação (aplicar, verificar, reverter) antes de serem aplicadas
- 05
Mais de 3 300 testes automáticos e auditorias de segurança, acessibilidade (WCAG 2.2 AA) e desempenho
- 06
Ajuda contextual em cada janela e um índice por perfil: a formação da equipa vive dentro da app
Resultado
A 12 de outubro de 2026 o clube desligou a folha de cálculo que geria tudo. A app passou a ser o único registo de turmas, inscrições e faturação.
Próximo passo
Tem uma operação a correr em folhas de cálculo?
Uma conversa de 30 minutos chega para dizermos o que automatizar primeiro, quanto custa e quando fica pronto.