Caso de estudo · Livin Stays Algarve
Uma app para a equipa inteira, da receção à limpeza.
Reservas, quartos, tarefas, pessoas e faturas no mesmo sistema. A gestão vê o dia num ecrã, a receção fecha o dia com uma lista, quem limpa abre o telemóvel e vê primeiro os seus quartos — e a burocracia do hóspede, do check-in online ao SIBA e à fatura, corre sozinha.
As capturas de ecrã usam dados fictícios — nenhum hóspede, colaborador, reserva ou valor real; só as unidades e os modelos de tarefas são os reais.
- Cliente
- Livin Stays Algarve: Quinta da Capelinha, apartamentos e moradias em Tavira
- Quem usa
- Gestão, receção, limpeza, manutenção e proprietários
- Em produção
- Desde o início de 2026, todos os dias
- Tecnologia
- React · TypeScript · Supabase · PWA
-
22
unidades em 9 alojamentos
-
1 700
reservas em 2026
-
34 mil
tarefas de limpeza registadas
-
5 400
documentos de faturação
-
1 500+
testes automáticos
Números reais da operação em outubro de 2026.
Contexto
O ponto de partida
O Livin Stays Algarve opera a Quinta da Capelinha — uma quinta de agroturismo com quartos, estúdios, casas e pequeno-almoço — e apartamentos e moradias com piscina em Tavira. As reservas chegam do Booking.com, Airbnb, Expedia e do próprio site, e a equipa junta receção, limpeza, manutenção e cozinha.
Cada área tinha a sua lista: as limpezas do dia, os registos de temperaturas, as escalas, os boletins SIBA, as faturas. Informação repetida em vários sítios e decisões tomadas sem ver o quadro completo.
Construímos a app com a equipa a usá-la desde o primeiro módulo. Cada pessoa vê o que lhe cabe — a receção não vê salários, a limpeza não vê contactos de hóspedes — e cada regra da casa está escrita uma vez.
Gestão
O dia inteiro num ecrã.
«Hoje» junta chegadas, saídas e estadias em casa, o que precisa de atenção — formulários em falta, SIBA por submeter, estadias por faturar, avarias urgentes, pedidos de férias — e quem está de serviço. O mapa mostra todos os quartos e reservas, por canal, ao dia.
- Contadores no menu que levam direto à lista certa
- Mapa de reservas por unidade com canal, hóspedes e valor
- Ficha da reserva com hóspedes, SIBA, pedidos, faturação, comunicações e histórico
- Pesquisa de reservas com ⌘K em qualquer ecrã
- Atualização em tempo real quando outro posto muda alguma coisa
Front office
A receção fecha o dia com uma lista.
O Diário do Front Office mostra cada quarto com o hóspede, o estado do check-in, os pedidos e a fatura. Vendas ao balcão ficam numa conta corrente e fecham com uma fatura simplificada; o fecho do dia confere caixa e TPA.
- Pedidos dos hóspedes, perdidos e achados, late check-in e late check-out
- Vendas: disponibilidade, proposta por e-mail ou WhatsApp, sinal por Stripe ou IBAN e reserva criada no channel manager
- Libertação do quarto para a limpeza, em tempo real
- Faturas e recibos emitidos na própria linha do quarto
Limpeza e manutenção
Quem limpa sabe o que fazer quando abre o telemóvel.
As tarefas de cada quarto são geradas pelo estado do quarto — saída, troca no mesmo dia, ocupado — a partir de modelos por tipo de unidade. Cada pessoa vê primeiro o seu setor e os seus quartos; a receção avisa quando um quarto fica livre.
- Setores e equipas por dia, notas de turno com confirmação de leitura
- Avarias com fotografia, prioridade, responsável e exportação em PDF
- Índice de limpeza: procura (saídas, estadias, áreas comuns) contra a escala, 30 dias à frente, com alertas de falta ou folga
- Funciona no telemóvel, instalável como app
Hóspedes e conformidade
A burocracia do hóspede corre sozinha.
Cada reserva recebe o convite para o check-in online e lembretes antes da chegada. As instruções de entrada só seguem com o formulário feito, o SIBA é submetido no dia de entrada e volta a sê-lo se os dados mudarem, e a fatura e o pedido de opinião saem no fim.
- Formulários e e-mails em português, inglês, espanhol, alemão e francês
- Quadro SIBA com a regra do dia de entrada, reenvio de hora a hora e alertas
- Inquérito mensal do INE calculado e enviado pela app
- HACCP: temperaturas com não conformidades e ações corretivas, limpezas, receções de mercadoria e verificações de WC
- Lotes do congelador: a etiqueta de cada caixa é lida pelo leitor de código de barras e cada saco ganha o seu código
Equipa
Escalas, horas e férias no mesmo sítio.
A escala do mês faz-se numa grelha com os códigos de turno da casa e pode ser proposta por IA a partir das reservas; publicada, alimenta o «quem está de serviço» e o índice de limpeza. Presenças, banco de horas e férias fecham o mês.
- Escala gerada com IA a partir das reservas, revista e publicada pela gestão
- Mapa de presenças com feriados, banco de horas e mapa de férias
- Pedidos de férias e folgas com aprovação
- Recibos de vencimento carregados num PDF só: a app lê-o e entrega a cada pessoa a sua página
Faturação e receita
Da estadia à fatura, e da fatura à decisão.
Faturas, recibos e sinais são emitidos no CloudInvoice para as duas empresas, com a lista das estadias por faturar. As recomendações de receita olham para a ocupação e o ritmo de reservas e propõem promoções relâmpago que se aprovam e publicam no site com um clique.
- Estadias por faturar, reconciliação e recuperação dos PDF
- Declarações aos proprietários e portal do proprietário com ocupação e extratos
- Custos operacionais e relatórios
- Conteúdo do site — estadias, experiências, blog, promoções e vouchers — editado na app
Integrações
Ligada aos canais, às finanças e ao Estado.
-
Avaibook
Channel manager: reservas do Booking.com, Airbnb e Expedia sincronizadas de hora a hora, com vigilância de falhas.
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CloudInvoice
Faturação certificada para duas empresas: faturas, faturas simplificadas, recibos e sinais.
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SIBA
Boletins de alojamento enviados pelo serviço web, com reenvio e alertas.
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INE
Inquérito mensal à permanência de hóspedes calculado e entregue pela app.
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Stripe
Sinais das propostas de venda e pagamentos do site.
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E-mail transacional
Convites, lembretes, instruções, faturas e feedback em cinco línguas.
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Anthropic Claude
Proposta da escala do mês e leitura das etiquetas das caixas do congelador.
-
WhatsApp e Telegram
A Camila, agente de IA da equipa, com acesso próprio, limitado e auditado aos dados.
Engenharia
Como está construída
- 01
React e TypeScript, instalável como app (PWA); 65 ecrãs nascem de uma única definição de navegação, com acesso por perfil e por módulo
- 02
Postgres com 152 tabelas e 362 políticas de segurança ao nível da linha: limpeza e manutenção leem uma vista das reservas sem contactos, documentos nem valores
- 03
Atualizações em tempo real para quartos, reservas, avarias, pedidos e libertações
- 04
224 migrações versionadas, 34 funções de servidor e 26 tarefas agendadas
- 05
Mais de 1 500 testes automáticos e auditorias de segurança e de qualidade
- 06
Os agentes de IA entram por um gateway próprio: token, limites de uso e registo de cada chamada
Resultado
As 1 700 reservas de 2026 passaram pela app: do formulário de check-in ao SIBA, da limpeza do quarto à fatura.
Próximo passo
A sua equipa ainda trabalha com listas em papel e mensagens soltas?
Uma conversa de 30 minutos chega para dizermos o que automatizar primeiro, quanto custa e quando fica pronto.